Interviews

De valkuilen bij off-the-shelf software

16 november 2023

Rik van Ballegooijen is mede-eigenaar en Software Architect bij Codecast. Tijdens dit gesprek praten we over de wereld van software en waarom een click-and-go-systeem soms een valkuil kan zijn. Hij deelt praktische tips voor een soepele transformatie en vertelt je hoe je slimmer en efficiënter kunt werken, zonder in de technische details te verdwalen.

Voor automatisering gebruik je software. Maar first things first; wat is het verschil tussen een bedrijfsproces en een technisch proces?

‘Wij maken vooral onderscheid tussen functionele en technische processen, maar de technische kant noemen we, om verwarring te voorkomen, liever geen ‘’processen’’. Het is het eenvoudigst uit te leggen door te kijken naar wat een niet-technisch onderlegd persoon wel en niet snapt. Als het voor deze persoon begrijpelijke taal is, draait het om functionele processen, bijvoorbeeld een blokkenschema waarmee je een flow beschrijft. Een technisch proces beschrijft wat er in een blokje van een blokkenschema gebeurt, zoals het updaten van systemen of beheren van mail-acties. Deze technische processen proberen we vaak te ‘’verstoppen’’ voor de klant. Gebruikers zijn namelijk helemaal niet geïnteresseerd in zulke details; als ze bij een bepaalde stap komen, moet er gewoon een mail uit. Wat daar allemaal voor moet gebeuren, is voor hen minder relevant.’

De meeste mensen en bedrijven geven inderdaad niks om de precieze werking van software. Is dat ook de reden dat ze soms gevangen raken in standaard systemen van click-and-go software?

‘Je kunt als bedrijf twee dingen doen: je bedrijf aanpassen aan de software, of de software aanpassen aan de bedrijfsvoering. De eerste optie is goedkoper. Je koopt een kant-en-klaar product en past je werkwijze aan. Bedrijven kiezen, meestal niet geheel bewust, voor deze manier van werken. De filosofie van dat soort software is dat ze je proberen te lokken met iets dat goedkoop is. Meestal voldoet het voor 75%. En zeker als je start, zie je de valkuilen nog niet; dan werkt het prima.

Maar op detailniveau komen ze er vaak niet helemaal uit; soms ontbreken er gewoon functionaliteiten. En als er iets aangepast moet worden, is het vaak heel erg duur. Soms kan het ook gewoon niet. Op zo’n manier is het veel moeilijker om je te onderscheiden van je concurrenten. Dit heeft natuurlijk ook te maken met de vraag of de kern van je bedrijfsvoering afhankelijk is van software.’

Heb je tips voor bedrijven, organisaties of afdelingen die niet zeker zijn van hun keuze voor een softwarepakket?

‘Meestal ben je dan te laat. Je twijfelt, of je bent tot de conclusie gekomen dat je de verkeerde keuze hebt gemaakt. Grote kans dat je al tijd en geld hebt geïnvesteerd, ook al draait het soms om een maandelijks abonnement dat je makkelijk op kunt zeggen. De oplossing en winst zitten echt in de voorbereiding.’

De oplossing en winst
zitten echt in de voorbereiding

De keuze is reuze. Waarom is het zo belangrijk om de beslissing over het gebruik van een softwarepakket goed voor te bereiden? En wat is de oorzaak van het gebrek aan voorbereiding?

‘Bedrijven beginnen vaak klein, doen alles met de hand en gaan op den duur bepaalde zaken automatiseren. In de praktijk zie je deze manier van werken veel vaker voorkomen ten opzichte van bedrijven die hiervoor een strategie hebben geïntegreerd in de bedrijfsvoering. Maar het heeft alles te maken met welke tak van sport een ondernemer zich bezighoudt; bij een bakker is zo’n strategie natuurlijk van ondergeschikt belang, terwijl een bedrijf met een cloud-based product eigenlijk niet zonder kan. Maar zelfs bij cloud-based bedrijven zie je vaak dat ze hier niet goed over na hebben gedacht; als je software gaat aanpassen, opschalen en automatiseren als het écht moet, moet het bedrijf ondertussen doordraaien op de oude manier van werken. Het omschakelen naar de nieuwe manier kost ook tijd en geld, en is vaak frustrerend voor het team.

Een bedrijf is op zo’n moment ontzettend afhankelijk van de software. En die afhankelijkheid is iets wat je wilt voorkomen. Je ziet het de laatste jaren steeds vaker bij consumenten die na het faillissement van een bedrijf niet meer gebruik kunnen maken van het aangeschafte product; denk bijvoorbeeld aan wat er recentelijk met VanMoof is gebeurd. Je ziet het ook regelmatig gebeuren in de game-industrie; als een game-developer omvalt, kan een spel niet meer gespeeld worden omdat de servers niet beschikbaar zijn. Ook met bijvoorbeeld elektronische deurbelfabrikanten zal dit probleem in de toekomst ontstaan. Er zijn volgens mij twee merken die de opgenomen video’s lokaal opslaan; bij de andere fabrikanten wordt het geüpload in de cloud. Als ze door omstandigheden de rekeningen van de server niet meer kunnen betalen, gaat alles op zwart. ‘

We zijn soms te afhankelijk van software. Wie of wat heb ik dan nodig om een goede keuze te maken?

‘Veel mensen en organisaties laten zich verleiden door de interface; deze ziet er tegenwoordig vaak fantastisch uit. In de mooi geproduceerde demofilmpjes laten ze vaak alleen de functionaliteiten zien die goed werken, maar de zwakke punten komen uiteraard niet aan bod.

Je hebt iemand nodig die functioneel sterk is in het in kaart brengen van wat een softwarepakket precies moet doen. Wat je nodig hebt als bedrijf? Niet op het technische vlak, maar bijvoorbeeld qua de hoeveelheid gebruikers, het belang van specifieke taken en de tijd die op dit moment verloren gaat. Als een bepaalde taak één keer per maand door een persoon uitgevoerd moet worden, is het niet zo erg; dan kun je ervoor kiezen om het handmatig te doen. Maar als er een heel team 40 uur per week mee bezig is, kun je met de juiste keuze je investering ontzettend snel terugverdienen.

Bij Codecast zitten we voornamelijk op het automatiseren van taken die snel een groot rendement opleveren. Maar soms gaat dit niet, of willen klanten dit niet. Dan kijken we of we het gedeeltelijk kunnen automatiseren, of het bedrijfsproces beter kunnen stroomlijnen. Zo kan een taak van vier uur misschien in twee uur uitgevoerd worden. Als je echt een onderscheidend bedrijf bent en wilt afwijken van je concurrenten, moet je software of een partner kiezen die je daarin ondersteunt. Als je zomaar wat doet, kan het een pijnlijk proces worden.’

Je hebt iemand nodig die functioneel sterk is

Hoe voorkom je de vervelende nasmaak die het automatiseren van bedrijfsprocessen of het upgraden van software kan achterlaten?

‘Wij beginnen meestal klein, dan focussen we op één business case per keer; dit specifieke proces ‘’X’’ gaan we automatiseren, we weten 100% zeker dat het ‘’X’’ aantal uur per week gaat schelen. Het resultaat is dat we de investering na ‘’X’’ periode terugverdienen. We automatiseren nooit alle processen tegelijk; dit moet je heel geleidelijk doen. Een proces is nu misschien niet interessant om te automatiseren, maar over twee jaar misschien wel. Als je op deze manier werkt, verstoor je de bedrijfsvoering niet te veel, want je bent eigenlijk alleen maar bezig met dingen die er echt toe doen. Op deze manier is de ervaring voor het personeel veel fijner, het helpt echt met de acceptatie.’

Wat doet Codecast om niet in de software-developer-rabbit-hole te vallen?

‘We zien vaak dat klanten eerst zelf oplossingen verzinnen waar soms al half over de techniek is nagedacht, maar daar proberen we altijd van weg te sturen; uiteindelijk krijgen wij altijd de vraag over een functioneel probleem. Wij kunnen intern het best bepalen met welke techniek dat gedaan moet worden. Op het moment dat we gaan voortbouwen op de technische oplossingen van anderen, is het lastiger om op de vraag achter de vraag te komen.

Zo hebben we weleens het verzoek gekregen om een extra rapportage in te bouwen. De klant zocht een betere manier om foutieve mutaties te vinden, maar met een redelijk simpele oplossing konden we de foutieve mutaties al veel eerder in het proces herkennen, en vaak zelfs voorkomen. In dit geval verdween de noodzaak voor een nieuw rapportagesysteem. Als we niet hadden doorgevraagd naar het daadwerkelijke probleem, hadden we deze oplossing nooit kunnen verzinnen. Het belangrijkste voordeel bij deze case is dat er nu niet een saai rapport bekeken hoeft te worden; bij foutieve mutaties komt er nu gewoon een notificatie binnen die direct verwerkt en opgelost kan worden. Er blijft meer tijd over om leuke en nuttige dingen te doen. En volgens mij is het realiseren van dit werkgeluk het hoogst haalbare resultaat dat we kunnen bereiken.’

Dit is het tijdperk van de digitale transformatie. Mensen verwachten steeds meer. En ze verwachten het nú. Dit tijdperk vraagt om een nieuw soort efficiëntie, om optimalisatie tot ver achter de komma. Het vraagt om slimme, doelgerichte automatisering van bedrijfsprocessen en integratie van systemen die dat mogelijk maken. Wil je meer weten over onze visie op het stapsgewijs automatiseren van jouw bedrijfsprocessen? En hoe je dat met IT kan realiseren? Kom in contact met Frans. Hij vertelt je graag alles over onze ontwikkelingen en oplossingen.