Het hoge volume aan telefoongesprekken dat per dag binnenkwam ging over inkoop en verkoop, maar vooral ook over het inplannen van bezichtigingen door heel Nederland. Dit gebeurde 7 dagen per week, 24 uur per dag op de meest ongelegen momenten en tijden. De noodzakelijke vervolgstappen en afspraken werden vaak zonder inzicht voor de gehele organisatie genomen: de werknemer die met een klant had afgesproken, legde dit vast in de agenda. Helaas volgde er al snel een nieuw telefoongesprek en verdween de exacte verslaglegging naar de achtergrond, met alle gevolgen van dien. Door tijdsdruk, een gebrek aan overzicht, inzicht en agendabeheer werd belangrijke en essentiële informatie niet juist en niet voldoende zichtbaar voor de verschillende bedrijfsafdelingen. Het kwam ook wel eens voor dat cruciale informatie ontbrak. Er werden gewoon teveel verschillende data op verschillende plaatsen vastgelegd.