We hebben het hier niet over nieuwsflitsen of marketingcampagnes, maar over cruciale informatie voor een specifieke klant. Dit kan bijvoorbeeld te maken hebben met financiën of veranderende wet- en regelgeving. Een actueel voorbeeld is de ongekende stroom aan veranderingen in de energiesector dit jaar. Energieleveranciers moeten hun eigen tariefswijzigingen doorgeven. In 2022 gebeurde dit vaker dan normaal. Daarnaast moeten ze ook wijzigingen in wet- en subsidieregelingen zelf doorgeven. Denk hierbij aan btw-wijzigingen of het prijsplafond dat voor januari 2023 gepland staat. Aan sommige van deze wijzigingen zitten ook weer wettelijke termijnen verbonden, wat betekent dat klanten op tijd geïnformeerd moeten worden. Dit kan planning-technisch lastig zijn als er bijvoorbeeld van een leverancier verwacht wordt dat hij tijdig tarieven communiceert, die op het moment van communicatie nog aangeleverd moeten worden door een andere partij zoals de overheid.

Als bedrijf wil je daarom je e-mailafhandelprocessen altijd goed op orde hebben. Niemand kan voorspellen wat er de komende jaren gaat gebeuren: je wilt voorbereid zijn op de mogelijkheid dat jouw bedrijf te maken gaat krijgen met grote volumes aan klantvragen of een wisselvallige markt. Het kan zomaar gebeuren dat jouw onderneming plotseling de aangewezen entiteit is geworden om de eerstelijns communicatie te verzorgen. Elke tijdswinst en elke efficiëntieslag die er dan gemaakt kan worden, is waardevol. Een minuut besparen op het beantwoorden van e-mails klinkt niet als veel, maar als je bedrijf 250 e-mails per week binnenkrijgt, heb je al snel een halve fte bespaard. Dit is cruciaal in een economie waar het vinden van personeel moeilijk is.