Het digitaliseren van het beheren van e-mailtemplates kan een hoop zorgen wegnemen. Het plaatsen van de templates in een cloudoplossing is bijvoorbeeld een eerste stap, maar lost bijvoorbeeld niet het eerdergenoemde probleem van het zelf kopiëren op. Ook werkt dit alleen voor e-mailtemplates die door medewerkers gebruikt worden. Automatische systemen kunnen hier niet bij. Een aangewezen systeem voor het beheren en verzenden is vooral in de marketingsector dagelijkse kost. Waarschijnlijk zijn de meeste marketeers, klantenservicemedewerkers of product- en accountmanagers wel bekend met de beschikbare systemen waarin e-mailcampagnes gemaakt kunnen worden. Het zijn fantastische tools die de marketeer een hoop controle en mogelijkheden geven. 

Helaas zijn deze systemen niet goed bruikbaar voor gewone en individuele klantcommunicatie. Daarvoor zijn ze te veel gericht op nieuwsbrieven en marketingcampagnes. Voor goede klantcommunicatie heb je klantspecifieke informatie zoals de balans, bestelgeschiedenis, huidige klacht of bijvoorbeeld bankgegevens nodig. We zoeken dus naar iets wat de inhoud van het klantsysteem combineert met het gemak van een mailcampagne-programma. Er zijn zeker klantsystemen die de mogelijkheid hebben om e-mails te versturen, maar dat is niet altijd even makkelijk. Deze systemen zijn meestal gemaakt om klanten en/of betalingen bij te houden. Niet om goed en snel e-mails te versturen. De massa-mailsystemen bieden dan weer beperkte mogelijkheden aan om met de bekendste klantsystemen te koppelen.